La PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, è un sistema di posta elettronica nato dall’esigenza di trasferire sul digitale l’attestazione di invio di documenti con valenza legale, trovabile prima soltanto nella Raccomandata con Ricevuta di Ritorno. Ha valore legale per il mittente, al quale viene fornita documentazione elettronica che attesta l’invio (data e ora) e la consegna dei documenti per via informatica. Con la diffusione della tecnologia e la capillarità di disponibilità della stessa, si è resa necessaria la semplificazione dell’invio dei documenti di una certa importanza, il tutto anche per ovviare alle problematiche legate all’invio di documenti via posta, come ad esempio le tempistiche.
Come avviene il passaggio di documenti tramite PEC
In Italia ci sono diversi gestori abilitati dallo Stato al rilascio di servizi per le caselle di posta elettronica certificata. Questi consegnano un dominio certificato ai richiedenti, nel quale viene appoggiata la casella di posta e, quindi, l’account e-mail effettivo. Quando un mittente manda una e-mail da una PEC ad un destinatario a sua volta con indirizzo certificato, questa viene raccolta dal gestore del dominio, detto anche punto di accesso, che lo “chiude” virtualmente in una busta di trasporto e vi pone una firma elettronica, cosicché ne sia garantita l’inalterabilità. Il punto di accesso genera una ricevuta di accettazione e la invia al mittente.
Dopodiché dal dominio parte il messaggio indirizzato al destinatario. Il dominio del destinatario, o punto di consegna, verifica prima la firma attraverso la crittografia e i protocolli di sicurezza specifici, invia una ricevuta di presa in carico al gestore del mittente (che a sua volta invia al mittente stesso), poi recapita il messaggio all’utente.
Quando il destinatario riceve il messaggio, manda una notifica di avvenuta ricezione (Ricevuta di Avvenuta Consegna) dello stesso al mittente.
I messaggi quindi non vengono spediti solo tra due utenti, ma anche tra due domini di PEC, che conservano e certificano il tutto, ma l’utente interagisce solo attraverso una normale interfaccia e-mail, che può essere via web o attraverso il client di post preferito.
In pratica il mittente, una volta inviato il messaggio ad un destinatario sempre con PEC, riceve tre conferme:
- una dal suo gestore di dominio di presa in carico (accettazione) del messaggio
- una dal gestore di dominio del destinatario di riconoscimento della firma e presa in consegna del messaggio
- una dal destinatario di ricezione del messaggio.
Se, invece, il mittente PEC invia una mail ad un indirizzo di posta elettronica ordinaria, riceve sì dal suo dominio la conferma di accettazione, ma non quella di presa in consegna e quella di avvenuta consegna. Sarà il destinatario a doversi preoccupare di confermare al mittente l’avvenuta ricezione.
Non tutte le PEC possono ricevere messaggi dalle caselle e-mail ordinarie. La funzione va configurata, ove possibile.
I vantaggi dell’utilizzo della PEC
Utilizzare una casella PEC, obbligatoria in Italia per i professionisti iscritti agli albi e per le imprese, è un vantaggio per vari motivi:
- semplifica ed accelera il passaggio di documenti (come ad esempio le fatture)
- è sicuro, poiché certificato
- ha valore legale
- è protetta da spam e dagli attacchi informatici
- il messaggio non può essere modificato in alcun modo
- garantisce al mittente il recapito e la ricezione da parte del destinatario
- tutela la privacy nella comunicazione
- se il mittente smarrisce le ricevute, per legge il dominio è tenuto a conservare la traccia informatica delle stesse per 30 mesi, in un apposito registro con lo stesso valore giuridico